Assistant de direction offres et affaires – Energies Marines (H/F)

La Business Unit Energie Marine Ingenierie (BUEMI) est dédiée aux activités énergie marine renouvelable ou oil & gas réalise des projets EPCI (engineering, procurement, construction, installation) de sous-station électrique.

Missions

Rattaché(e) au Responsable Offres commerciales et en relation avec les Responsables Affaires de la BU Energies Marines et Ingénierie, vos missions sont les suivantes :

Missions liées aux appels d’offres commerciaux :
– En collaboration avec les responsables d’offres et les responsables commerciaux, vous êtes le soutien clé pour les demandes clients en phases de pré-qualifications ou de réponse à appels d’offres privés ou publics (tous pays):
o Réception et partage des demandes clients et des documents, lecture et compréhension des instructions, attribution des tâches (notamment collecte des pièces demandées : juridiques, financières, QHSE, techniques auprès des responsables de secteurs, justificatifs issus de partenaires),
o suivi d’avancement des réponses,
o constitution rigoureuse des dossiers, compilation et organisation de la documentation selon cahier des charges,
o réponse au client en anglais et archivage,
o gestion des accords de confidentialité, gestion des questionnaires de satisfaction clients, gestion des documents standards commerciaux et organisation régulière des processus de mise à jour
– Vous serez aussi ponctuellement sollicité(e) sur les demandes relatives aux activités commerciales :
o mise à jour de contacts commerciaux et clients et archivage,
o assistance à l’organisation d’évènements clients,
o suivi d’avancement de rédaction de documents standard par les membres du service

Missions liées à la documentation BU EMI:
– Gestion de l’espace documentaire : gestion des droits et des groupes, mise à niveau de l’organisation des répertoires et des conventions de nommage, entretien d’une photothèque et vidéothèque
– Mise à jour de procédures : formatage de documents et contrôle qualité

Missions liées au suivi des affaires BU EMI:
– Vous travaillez en support administratif de l’équipe affaire. Vous assurez la fiabilité des bases de pilotage de projet, préparez les réunions à la demande de l’équipe et passez des commandes sur produits ou prestations simples.
– Vos tâches les plus courantes sont :
o établir et maintenir la base de gestion des correspondances et de gestion documentaire,
o gérer la logistique des visites clients et fournisseurs (demandes d’accès et de badge, formation sécurité, réservation de vélos, demande de WIFI,…),
o créer des trames de documentation affaire : compte-rendu de réunions, bordereau d’envoi, correspondance officielle,
o gérer administrativement le quotidien de l’équipe (courrier, planning, notes affaires, déplacements, fournitures de bureau, archivage, réservation de salles, repas,…)
– Préparation de supports et consolidation de documents internes pour les instances de pilotage internes et externes, diffusion des Change Orders, gestion plan de prévention Client

Profil

De formation bac +3, vous avez une expérience solide de la gestion documentaire et des outils bureautiques d’au moins 5 ans dans l’industrie.
Vous possédez un excellent niveau de français écrit et maîtrisez couramment l’anglais à l’écrit et à l’oral.
Vous êtes parfaitement autonome, rigoureux(se), organisé(e) et réactif(ve) (gestion multi-projets).
Vous avez déjà démontré une gestion sereine des urgences et des échéances courtes dans un poste d’assistante de direction ou similaire.
Vous avez des aptitudes pour le travail en équipe et un fort intérêt pour l’activité de vente, de gestion documentaire et de reporting des indicateurs opérationnels.
Maitrise avancée de : Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Acrobat PDF, Share, Windows, Outlook, plateformes de chargement de réponse à appel d’offres

Candidature